PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN INTERNA


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PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN INTERNA

¿CÓMO DETECTAR LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DENTRO DE SU ORGANIZACIÓN?

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Elaborado por:  Lic. MAE Alberto Coronel Núñez

Ex-docente UCA. Consultor. Facilitador del desarrollo del Capital Humano.

Director de la consultora INNOVAME SRL – Gestión Consultoría Organizacional

E-mail:  dirección@gestionconsultoria.com.py

 

Estamos cerrando el mes de octubre, y aunque con los pies aún en el 2010 ya proyectamos la mirada al 2011. Iniciamos los trabajos que nos permitan iniciar el siguiente año con un PLAN, CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO ANUAL DE CAPACITACIÓN 2011 DE LA ORGANIZACIÓN.  Y como un exitoso plan de capacitación responde a necesidades reales presentes y potenciales de la organización, hoy el trabajo preparativo se llama relevamiento de necesidades de capacitación y generalmente está a cargo del departamento de Gestión del Capital Humano de la organización.

La capacitación constituye un factor estratégico para el desarrollo sustentable de una organización. El capital humano, como el factor pensante y emocional, gestiona todos los otros recursos existentes y necesarios para la generación de la riqueza en una organización. En tal sentido, el factor humano se constituye en la clave para el desarrollo sin límite de una organización.

El hecho de aceptar este juicio implica, para un empresario, observar y actuar de una forma totalmente diferente con respecto al individuo y a los grupos de individuos miembros de su organización. Vale decir, con este juicio, el empresario deja de ver al individuo como mero medio de producción, y pasa a ver al individuo de forma integral (como persona, medio y sujeto), como el principal capital para el desarrollo de su organización. Su actuar con respecto al individuo a partir de la aceptación de éste juicio es diferente, tal es así que hoy día invierte recursos económicos y emocionales en el individuo, y busca de múltiples formas su desarrollo integral.

El desarrollo de las personas es una inversión, una apuesta al desarrollo de la organización. Robert Tomasko (1998) en su libro “En busca del crecimiento” decía al respecto que “los cambios ocurren solamente cuando las personas cambian. El crecimiento, cuando las personas crecen”.

Algunas de las organizaciones de nuestro medio tienen bien claro el juicio mencionado y obran en consecuencia. Las organizaciones líderes han aprendido esta lección. Seleccionan los mejores potenciales, capacitan continuamente, crean el espacio para la contribución de estas personas, quienes retribuyen generando acciones innovadoras, consistentes y de mejora continua que permite a la organización mantenerse a la vanguardia.

Sin embargo, no todas las capacitaciones, realizadas de cualquier forma y sobre cualquier tema,  generan desarrollo y logro del objetivo deseado. Para ellos existen varios aspectos a tener en cuenta. Una básica y fundamental es que las capacitaciones respondan a necesidades presentes y futuras reales de la organización. Vale decir, un plan de capacitación que no responde a necesidades reales relevadas en la organización tiende a constituirse, en sentido estricto, en un gasto antes que en una inversión.

En tal sentido, es importante tener presente que existen algunas fuentes, según características de la organización, donde son posibles de identificar las necesidades de capacitación y sobre dichas informaciones poder elaborar un PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN. Algunas de dichas fuentes son las siguientes:

  • Relevamiento de necesidades a través de entrevistas / cuestionarios / talleres. Se realiza principalmente a los niveles de mandos aunque también al nivel operativo.
  • Plan estratégico de la empresa. Aquí es posible observar intensiones de expansión de la empresa, formas nuevas de abordar el mercado, etc. que requerirán de nuevas competencias.
  • Diagnóstico de clima laboral. Aquí es posible identificar necesidades relacionadas: a la motivación, a la satisfacción laboral, al manejo de los conflictos, a la calidad de la comunicación interpersonal o interdepartamental, al relacionamiento, a la cooperación, al trabajo en equipo, a las debilidades en algunas de las competencias requeridas, al liderazgo, etc.)
  • Evaluación de desempeño. Aquí es posible observar las debilidades personales del evaluado y los acuerdos de mejoras entre el jefe directo y ese evaluado.
  • Resultados / evaluaciones de las capacitaciones del presente año.
  • Visión, misión y valores de la empresa. Elementos resaltantes de los mismos que requieren reflexiones, análisis, convicción, formas de vivenciarlos en el día a día de la organización.
  • Adecuación del crecimiento organizacional al crecimiento del negocio. A menudo el negocio crece más rápido que la estructura, el funcionamiento y las personas. Esto es posible hasta cierto punto, luego requiere de adecuación, de lo contrario surgen las mermas, las insatisfacciones de los clientes, las pérdidas de los contratos, el descontrol del negocio, etc..
  • Innovaciones en los sistemas (de comercialización, logísticos, administrativos, tecnológicos) que exigen nuevas competencias para su buen aprovechamiento.
  • Incorporación de nuevo personal, ya sea por expansión, crecimiento o rotación. El nuevo personal debe pasar por un Proceso Integral de Inducción a fin de que se logre, durante el periodo de prueba legal, una óptima y productiva mutua adaptación entre nuevo personal y organización. Durante el proceso de inducción es probable que el nuevo personal requiera de ciertas capacitaciones.
  • Necesidades de crecimiento personal y profesional de la dotación actual. Estas necesidades, a veces, son fuertemente respaldadas por la cultura de la organización, cultura con fuerte compromiso social hacia su público interno, complementada con la sana ambición de la persona de crecer continuamente.
  • Necesidades de fortalecimiento de los equipos de trabajo, teniendo presente que la eficiencia y la eficacia de las gestiones y de los resultados organizacionales dependen en gran medida de la competencia de sus miembros para trabajar en equipo, vale decir, de que los miembros tengan siempre presente el objetivo común y sean conscientes de la interdependencia para su logro, de que se requieren comunicación efectiva, cooperación y confianza entre todos los miembros.
  • Necesidades de fortalecimiento de las competencias para funciones específicas (por ejemplo negociación para compra y venta, calidad en la atención al cliente, comunicación asertiva, etc.)
  • Necesidades de fortalecimiento de las competencias gerenciales, debido al ascenso y promoción del personal o formación de back up de los niveles de mandos.
  • Aprovechamiento de oportunidades de negocios que requieran de nuevas competencias del personal de la organización.

Una vez recabadas las necesidades, el profesional de la Gestión del Capital Humano procede a organizar, analizar e integrar las áreas y temas en un plan. La aprobación del plan de capacitación elaborada dependerá además del profesionalismo con la que fue elaborada y de los fundamentos que el profesional de la Gestión del Capital Humanos plantea en favor del plan y su realización. Se especifica la capacitación, los grupos metas, las necesidades relevadas, los objetivos propuestos, el contenido esperado, la duración estimada, metodología sugerida, indicadores de evaluación, realización interna o externa, posible facilitador.  Dos aspectos son muy importantes relacionados al plan: El primero se refiere al cronograma de ejecución, donde se debe tener en cuenta periodos del mes y del año que sean más propicias para la realización de las capacitaciones, según el rubro y los ciclos del negocio de la organización. El segundo aspecto refiere al presupuesto, donde cada organización asigna un monto progresivo anualmente a la capacitación de sus miembros, naturalmente, en la medida en que la organización relaciona su mejora en los negocios con la capacitación de su gente. En cuanto a la fuente para la asignación del presupuesto varía según la organización, algunas asignan un porcentaje sobre la venta bruta anual, otras sobre la rentabilidad, mientras que otras asignan un monto determinado, de cuyo uso óptimo se encarga el área de Gestión del Capital Humano. Por último, es de suma importancia manejar algunos criterios para la medición del nivel de éxitos o la contribución de la capacitación realizada a la mejora del negocio y de la organización.∎

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